請求書とは？基本から書き方まで、初心者でもわかる徹底解説

ビジネスにおいて欠かせない書類の一つ、それが「請求書」です。しかし、いざ自分が発行する立場になると、「どう書けばいいの？」「法律上の決まりは？」と疑問に思うことも多いのではないでしょうか。

特に2023年10月に始まったインボイス制度により、その重要性はさらに増しています。このブログ記事では、請求書の基本から、誰でも迷わず作成できる書き方、さらには個人事業主が注意すべき点、そして最新のデジタル化動向まで、初心者の方にも分かりやすく徹底的に解説します。

この記事を読めば、あなたは自信を持って正確な請求書を作成できるようになるでしょう。

請求書って何？基本の「き」を理解しよう

ビジネスの取引において、商品やサービスを提供したら、その対価を請求する必要があります。その際に発行するのが「請求書」です。まずは、その基本的な役割と、現代のビジネス環境で特に重要なインボイス制度について見ていきましょう。

請求書とは？その目的と役割

請求書は、商品やサービスの提供者（売り手）が、購入者（買い手）に対して、その対価を請求するために発行する書類です。単にお金を請求するだけでなく、取引の事実を明確にし、双方の経理処理を正確に行う上で非常に重要な役割を担っています。

法的な発行義務はありませんが、トラブルを避け、円滑な取引を進めるためには不可欠な書類と言えるでしょう。例えば、請求書がないと、いつ、どんな商品を、いくらで提供したのかが不明瞭になり、支払いの遅延や認識のずれが生じる可能性があります。

請求書があることで、買い手側は「この内容でこの金額を支払う」と確認し、売り手側は「この金額を受け取る権利がある」という根拠になります。これにより、金銭のやり取りが透明化され、信頼関係に基づいた取引が継続できるようになります。

また、売り手は請求書に基づいて売上を計上し、買い手は仕入れや経費として計上するため、それぞれの会社の会計処理においても中心的な役割を果たします。これがなければ、正確な決算報告や税務申告は困難になるでしょう。

請求書の書式と必要な基本項目

請求書には、定められた「こうあるべき」といった厳格な形式やフォーマットはありません。手書きで作成しても、Excelなどの表計算ソフトを使っても、専用の作成ソフトを利用しても、基本的に問題ありません。

大切なのは、取引の内容と金額を正確に伝え、支払いを促すために必要な情報が網羅されていることです。具体的に記載すべき基本的な項目は以下の通りです。

• 宛名: 請求書を送付する相手の会社名や氏名。
• 発行者情報: 請求書を発行する自社の会社名、住所、連絡先、担当者名。
• 請求日: 請求書を作成・発行した日付。取引完了日や相手の締め日に合わせるのが一般的です。
• 請求書番号: 請求書を管理するためのユニークな連番。
• 取引年月日: 実際に取引が発生した日付。インボイス制度では必須項目です。
• 取引内容: 商品名やサービス内容、単価、数量、金額など。軽減税率の対象品目である場合は、その旨も記載します。
• 金額: 小計、消費税（税率ごとに区分）、合計金額。
• 支払い期日: 請求額をいつまでに支払うかを明確に示します。
• 振込先: 請求書の支払いを受け取る銀行口座情報など。
• 備考: 感謝の言葉や、振込に関する補足情報など、必要に応じて記載します。

これらの項目を漏れなく記載することで、受け取った側もスムーズに処理を進めることができ、問い合わせの手間を減らすことができます。

インボイス制度とは？請求書への影響

2023年10月1日から開始された「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」は、請求書業務に大きな変化をもたらしました。これは消費税の仕入れ税額控除に関する新しい制度で、買い手側が仕入れ税額控除を受けるためには、売り手から「適格請求書（インボイス）」を受け取る必要があります。

適格請求書は、通常の請求書に加えて、特定の情報を記載することが義務付けられています。具体的には、以下の項目が追加されます。

• 適格請求書発行事業者の登録番号: 「T」から始まる13桁の番号です。
• 適用税率: 商品・サービスごとの適用税率を明確に記載します。
• 税率ごとに区分した対価の額（税抜または税込）: 複数の税率が混在する場合、税率ごとに合計金額を区分して表示します。
• 税率ごとに区分した消費税額等: 税率ごとの消費税額を正確に記載します。

この制度に対応できるのは、消費税の課税事業者であり、かつ適格請求書発行事業者の登録を受けた事業者のみです。免税事業者は適格請求書を発行することができないため、取引先によっては対応を求められるケースも出てきています。

インボイス制度への対応は、売り手・買い手双方の経理処理に大きな影響を与えるため、制度の概要を理解し、適切に請求書を作成・管理することが非常に重要になっています。

法律上の位置づけと、発注書との違いを知る

請求書はビジネスにおいて重要な書類ですが、その法的な位置づけや、よく混同されがちな発注書・納品書との違いを正確に理解することは、スムーズな取引とトラブル回避のために不可欠です。ここでは、請求書の持つ法的・税務上の意味合いと、関連書類との比較を深掘りします。

請求書に法的な発行義務はある？

意外に思われるかもしれませんが、請求書の発行そのものには、民法や商法といった一般的な法律による直接的な発行義務はありません。これは、取引が口頭の合意だけでも成立するとされているためです。しかし、税法上の観点や取引の円滑化を考慮すると、請求書は非常に重要な書類となります。

例えば、所得税法や法人税法では、事業者が経費を計上する際に、その取引の事実を証明する書類（請求書、領収書など）の保存が義務付けられています。また、消費税法では、仕入れ税額控除を受けるために、適格請求書（インボイス）の保存が必要とされています。

つまり、法的に「発行しなければならない」わけではないものの、「発行して保存しておくことが極めて重要」という位置づけです。もし請求書を発行しない場合、未払いトラブルが発生した際に、債権の存在や内容を証明するのが難しくなる可能性があります。

また、税務調査が入った際には、取引の証拠書類として提示を求められるため、発行・保管を怠ることは税務上のリスクを伴います。結果として、請求書は「発行義務はないが、ビジネス上、そして税務上、必ず発行すべき書類」と理解しておくのが適切です。

発注書・納品書との違いを徹底比較

ビジネスの取引には、請求書以外にも「発注書」や「納品書」といった様々な書類が登場します。これらはそれぞれ異なる役割を持っており、混同せずに正しく使い分けることが重要です。以下の表で、それぞれの書類の役割と発行タイミングを比較してみましょう。

このように、それぞれの書類は取引の異なるフェーズで発行され、役割も異なります。これらの書類が揃うことで、一連の取引の流れが明確になり、相互に確認しやすくなります。

請求書が持つ税務・経理上の重要性

請求書は、単に支払いを求めるだけでなく、企業の税務・経理処理において非常に重要な役割を果たします。売り手側にとっては売上の計上と債権の管理、買い手側にとっては仕入れや経費の計上、そして買掛金の管理の根拠となります。

具体的には、売り手は発行した請求書に基づいて売掛金（将来受け取るお金）を計上し、会計ソフトに入力します。これにより、企業の売上状況や資金の流れが把握できるようになります。

一方、買い手は受け取った請求書に基づいて買掛金（将来支払うお金）を計上し、支払いを実行します。この時、請求書は経費として計上するための正式な証拠となります。もし請求書がなければ、税務調査の際に経費として認められないリスクが生じます。

特に、インボイス制度の導入により、消費税の仕入税額控除を受けるためには、所定の要件を満たした「適格請求書」の保存が必須となりました。これは、買い手側が支払う消費税から、仕入れ時に支払った消費税を差し引く（控除する）ための重要な根拠となるため、適格請求書の管理は以前にも増して重要になっています。

請求書の適切な発行と保管は、正確な会計処理を行い、税務上の問題を回避するために欠かせないビジネスの基本中の基本と言えるでしょう。

【簡単】請求書の書き方：初心者向けステップバイステップ

請求書の基本的な役割と重要性が理解できたところで、いよいよ具体的な書き方に入りましょう。ここでは、初心者の方でも迷わず作成できるように、必要項目からインボイス制度への対応、そして合計金額の計算方法まで、ステップバイステップで解説していきます。

請求書作成に必要な基本項目をリストアップ

まず、請求書を作成する上で最低限記載すべき基本項目を把握しましょう。これらの項目が不足していると、請求書として機能しないだけでなく、トラブルの原因にもなりかねません。以下のリストを参考に、漏れなく記載してください。

1. 宛名: 請求書の送付先である相手の会社名や屋号、担当者名を正確に記載します。「株式会社〇〇御担当者様」のように敬称も忘れずに。
2. 発行者情報: 自分の会社名（または屋号）、氏名、住所、電話番号、必要であればメールアドレスも記載します。インボイス対応の場合は、ここに登録番号も記載します。
3. 請求日: 請求書を作成した日付、または取引先と合意した請求締め日を記載します。
4. 請求書番号: 請求書を管理するためのユニークな番号。通し番号や日付と組み合わせた番号などが一般的です。
5. 取引年月日: 商品やサービスを提供した日付。特にインボイス制度では必須項目です。
6. 取引内容: 提供した商品名やサービス名、数量、単価を具体的に記載します。誰が見ても何に対する請求か分かるようにしましょう。
7. 小計: 各取引内容の金額を合計した税抜きの金額です。
8. 消費税: 適用される消費税率（10%や軽減税率8%など）ごとに区分して消費税額を記載します。
9. 合計金額: 小計と消費税を合わせた、実際に請求する最終的な金額です。
10. 支払い期日: 請求額をいつまでに支払ってもらうかを示す日付。明確に記載することで、支払いの遅延を防ぎます。
11. 振込先: 請求額を振り込んでもらう銀行口座情報（銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義）を正確に記載します。
12. 備考欄: 必要に応じて、挨拶文や補足事項（振込手数料の負担についてなど）を記載します。

これらの項目をしっかりと押さえることが、信頼される請求書作成の第一歩です。

インボイス制度対応の記載ポイント

インボイス制度が導入されたことで、適格請求書を発行するには、これまでの請求書に加えていくつかの追加情報が必要になりました。特に重要なのは以下の4点です。

もしあなたが適格請求書発行事業者の登録を受けている場合、これらの情報を漏れなく記載することで、取引先が仕入れ税額控除を受けることが可能になります。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号: あなた（事業者）の正式名称と、税務署から通知された「T」から始まる13桁の登録番号を記載します。これは請求書の一番目立つ場所に記載するのが一般的です。
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率: 提供した商品やサービスに複数の税率（例: 10%と軽減税率8%）が混在する場合、それぞれの税率ごとに適用された金額と適用税率を明記します。
• 税率ごとに区分した消費税額等: 上記の税率ごとに区分された金額に対応する消費税額をそれぞれ正確に算出・記載します。
• 軽減税率の対象品目である旨: 飲食料品など、軽減税率の対象となる品目が含まれている場合は、その品目の隣に「※」マークや「（軽）」などの記号を付し、備考欄などで「※印の品目は軽減税率対象です」といった説明を記載します。

これらの追加項目は、特に消費税の計算と表示に厳密さが求められます。適格請求書を発行できるのは、消費税の課税事業者であり、かつ適格請求書発行事業者の登録を受けた事業者のみである点も忘れてはなりません。

自身の事業が課税事業者であるか、そして登録を済ませているかを確認し、必要に応じて税務署への申請を行いましょう。これにより、取引先との円滑な取引を維持し、自身の事業の信頼性を高めることができます。

請求書の合計金額と消費税の計算方法

請求書における金額の計算、特に消費税の扱いは間違いが起きやすいポイントです。正確な合計金額を算出するために、以下の手順で計算を進めましょう。

1. 各品目の金額を計算: 「単価 × 数量」で各商品・サービスの金額を算出します。
2. 税率ごとに区分した小計を出す: 例えば、10%適用商品と軽減税率8%適用商品が混在する場合、それぞれの税率が適用される品目を分け、それぞれの合計金額（税抜き）を算出します。
   
   例：
   • 商品A（10%対象）：2,000円 × 2個 = 4,000円
   • 商品B（軽減税率8%対象）：1,000円 × 3個 = 3,000円
   • サービスC（10%対象）：5,000円

   この場合、
   10%対象の小計：4,000円 + 5,000円 = 9,000円
   8%対象の小計：3,000円

3. 税率ごとの消費税額を算出: 各税率ごとの小計に適用税率を掛けて消費税額を計算します。
   
   例：
   • 10%対象の消費税：9,000円 × 10% = 900円
   • 8%対象の消費税：3,000円 × 8% = 240円
4. 合計金額を算出: 全ての小計と、全ての消費税額を合計して最終的な請求額を算出します。
   
   例：
   • 税抜小計合計：9,000円 + 3,000円 = 12,000円
   • 消費税合計：900円 + 240円 = 1,140円
   • 最終請求額：12,000円 + 1,140円 = 13,140円

インボイス制度では、この「税率ごとに区分した対価の額」と「税率ごとに区分した消費税額等」を明確に記載することが求められます。消費税の端数処理方法（切り捨て、切り上げ、四捨五入）は事業者によって異なりますが、インボイス制度では税率ごとに1回の端数処理が認められています。混乱を避けるため、自社で定めたルールを常に適用し、一貫性を持たせることが重要です。

手計算でのミスを防ぐためにも、Excelのテンプレートや請求書作成ソフトの活用を強くお勧めします。

宛名の書き方と、個人事業主が注意すべきポイント

請求書は、誰に、何を、いくら請求しているのかを明確に伝えるための重要な書類です。特に宛名の書き方は、相手に失礼がなく、スムーズに処理してもらうために細心の注意を払う必要があります。また、個人事業主の方は、法人とは異なるいくつかの注意点があります。ここでは、それらのポイントを詳しく見ていきましょう。

正しい宛名で信頼度アップ！基本の書き方

請求書の宛名は、相手への敬意を示すとともに、誰に請求しているかを明確にするための非常に重要な部分です。誤字脱字はもちろん、適切な敬称を選ばないと、相手に不信感を与えてしまう可能性もあります。基本の書き方をマスターして、信頼度の高い請求書を作成しましょう。

まず、法人宛ての場合は、必ず正式名称で会社名を記載します。「株式会社」を「（株）」と略さず、「株式会社〇〇」と正確に書きましょう。法人格が前か後ろかも、相手の会社情報に合わせて正しく記載します。

次に、部署名や担当者名が分かっている場合は、続けて記載します。

例：

• 「株式会社〇〇 経理部 御担当者様」
• 「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様」

「様」と「御中」の使い分けにも注意が必要です。「御中」は組織や部署宛に使う敬称で、「〇〇部御中」のように使用します。特定の担当者宛ての場合は「〇〇様」とします。両方を同時に使うことはありません。

もし担当者名が不明な場合は、「御担当者様」と記載するのが一般的で丁寧な対応です。決して「株式会社〇〇御中 御担当者様」とは書かないようにしましょう。相手の会社情報を事前に確認し、正確な宛名を記載することが、スムーズな経理処理と良好な関係維持につながります。

個人事業主・フリーランスが押さえるべきこと

個人事業主やフリーランスの方が請求書を発行する際には、法人とは異なるいくつかの注意点があります。特にインボイス制度への対応と、源泉徴収の扱いはよく確認しておくべき項目です。

まず、ご自身の屋号がある場合は、請求書の発行者情報に屋号とご自身の氏名を併記するのが一般的です。例えば、「〇〇デザイン事務所 〇〇太郎」といった形式です。屋号がない場合は、ご自身の氏名のみでも問題ありません。住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先も忘れずに記載しましょう。

次に、インボイス制度への対応です。あなたが免税事業者（消費税の納税義務がない事業者）の場合、適格請求書発行事業者にはなれません。そのため、発行する請求書は適格請求書にはならず、取引先はあなたの請求書では仕入れ税額控除を受けられません。この点を取引先に事前に説明し、理解を得ておくことが重要です。

もし課税事業者であり、適格請求書発行事業者として登録していれば、登録番号を記載し、インボイス要件を満たした請求書を発行できます。これにより、取引先は仕入れ税額控除を受けられるため、ビジネス上の優位性にも繋がります。

さらに、デザイン、ライティング、コンサルティングなどの特定の業種では、報酬の支払い時に源泉徴収が必要な場合があります。源泉徴収とは、報酬から所得税を差し引いて支払う制度です。この場合、請求書に「源泉徴収額」と「差引支給額」を明記することが望ましいです。源泉徴収の対象となるかどうかは、提供するサービスの内容によって異なりますので、事前に確認しておきましょう。

請求書発行で避けたい失敗例とその対策

請求書は金銭のやり取りに関わる重要な書類であるため、ちょっとしたミスが大きなトラブルに発展することもあります。ここでは、請求書発行でよくある失敗例とその対策を紹介します。これらのポイントを押さえて、ミスのない正確な請求書発行を心がけましょう。

1. 記載漏れ・入力ミス:

最も多い失敗が、請求日、支払い期日、振込先、合計金額などの重要な項目の記載漏れや入力ミスです。特に、振込先の口座情報が間違っていると、相手は支払い手続きができません。

対策: 請求書を作成したら、必ず発行前に複数人で内容をダブルチェックする習慣をつけましょう。特に数字の箇所は注意深く確認します。請求書作成システムやExcelのテンプレートを使用し、自動計算機能を利用することで、計算ミスを減らせます。

2. 宛名や発行者情報の誤字脱字:

会社名や担当者名の誤字、自社の住所や電話番号の入力ミスも、相手に不信感を与える原因となります。インボイス制度では登録番号の記載ミスも許されません。

対策: 相手の正式名称を正確に確認し、一度作成したテンプレートは定期的に見直しましょう。特に登録番号は、税務署から通知されたものをそのまま記載するようにします。

3. インボイス制度への対応漏れ:

適格請求書発行事業者であるにもかかわらず、登録番号の記載を忘れたり、税率ごとの区分記載が漏れていたりするケースです。これにより、取引先が仕入れ税額控除を受けられず、関係が悪化する可能性があります。

対策: インボイス制度対応のテンプレートを使用し、必要な項目が自動的に反映されるように設定しましょう。自身が適格請求書発行事業者であるか、また取引先がインボイスを求めているかを常に意識しておくことが重要です。

これらの失敗例と対策を頭に入れておくことで、よりスムーズで信頼性の高い請求書発行業務を実現できます。

手書きでもOK！請求書作成のコツと見本

請求書は「電子データでなければならない」というルールはありません。手書きでも、Excelでも、専用のシステムを使っても、必要な情報が網羅されていれば問題なく有効な書類です。ここでは、様々な作成方法のメリット・デメリットを比較し、効率的な請求書作成のコツ、そして請求書業務の未来について解説します。

手書き、Excel、システム、どれがおすすめ？

請求書の作成方法には、大きく分けて「手書き」「Excelなどの表計算ソフト」「請求書作成システム」の3種類があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、ご自身の事業規模や状況に合った方法を選びましょう。

1. 手書き:

• メリット: 特別なツールやソフトが不要で、すぐに作成に取り掛かれる手軽さがあります。数件の取引しかない小規模事業者や、急な請求が必要な場合に便利です。
• デメリット: 計算ミスや記載漏れが発生しやすく、見た目の統一感が失われがちです。また、控えの保管や管理が煩雑になり、後から内容を確認するのに手間がかかります。インボイス制度への対応も手書きでは複雑になります。

2. Excelなどの表計算ソフト:

• メリット: テンプレートを一度作成すれば、項目を埋めるだけで簡単に請求書が作れます。自動計算機能を使えば、計算ミスも防げます。多くの企業で導入されているため、汎用性が高いのも特徴です。
• デメリット: テンプレートの作成や管理に一定の知識が必要になります。請求書番号の管理や送付状況の追跡などは手動で行う必要があり、取引量が増えると管理が煩雑になる可能性があります。インボイス制度への対応も、手動での設定が必要です。

3. 請求書作成システム（クラウドサービス含む）:

• メリット: 請求書の作成から送付、入金管理まで一元的に行えます。取引先の情報や商品・サービス情報を登録しておけば、数クリックで請求書が完成します。インボイス制度にも自動で対応しており、法改正にも迅速に対応します。電子データでの発行・送付も容易で、郵送コストや手間を削減できます。
• デメリット: 利用料金がかかることと、システムに慣れるまでに多少の学習期間が必要です。既存の会計システムとの連携が必要な場合は、導入に時間と費用がかかることもあります。

取引量が少ないうちは手書きやExcelでも対応可能ですが、事業が拡大し、取引先が増えるにつれて請求書作成システムへの移行を検討することをお勧めします。特にインボイス制度への対応や電子帳簿保存法を考慮すると、システム導入のメリットは大きいでしょう。

請求書作成の効率を上げるコツ

請求書作成は、毎月、あるいは取引ごとに発生する業務です。いかに効率よく、かつ正確に作成・管理するかが、日々の業務負担を軽減する鍵となります。ここでは、請求書作成の効率を上げるための具体的なコツをご紹介します。

1. テンプレートを最大限に活用する:

手書きであっても、Excelであっても、一度完成した請求書のひな形（テンプレート）を常に活用しましょう。会社名、住所、振込先など、毎回同じ情報を入力する手間が省けます。Excelであれば、顧客情報や商品情報をリスト化しておき、参照できるようにしておくとさらに効率的です。

2. 請求書作成システムや会計ソフトを導入する:

最も効率的な方法は、やはり専用のシステムを導入することです。特にクラウド型のサービスであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、複数人での作業もスムーズです。

システムによっては、過去の取引履歴から自動で請求書を作成したり、入金状況を管理したりする機能が搭載されています。参考情報によると、請求書発行システムの利用率は53.3%と最多であり、導入目的としては業務効率化が51.9%と最も多く挙げられています。これは、多くの企業がその効果を実感している証拠と言えるでしょう。

3. 電子化を積極的に取り入れる:

請求書を電子データで作成し、PDFなどで送付することで、印刷・封入・郵送の手間とコストを大幅に削減できます。また、電子データであれば検索や管理も容易になり、紛失のリスクも低減します。

電子帳簿保存法の改正により、電子データでの保存が推奨されていることもあり、紙媒体から電子媒体への切り替えは今後ますます加速するでしょう。郵便料金の値上げも、電子化を促進する一因となっています。

これらのコツを取り入れることで、請求書作成にかかる時間を短縮し、本来のコア業務に集中できる時間を作り出すことが可能になります。

請求書電子化の現状と未来予測

近年、請求書業務のデジタル化は急速に進んでおり、特にインボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正がその動きを強力に後押ししています。この流れは今後も加速していくと予想されています。

現在の状況を見ると、2024年4月の調査では、依然として約6割の企業が紙で請求書を発行しているものの、約半数が紙から電子への切り替えを検討していることが示されています。一方で、請求書作成方法としては請求書発行システムの利用が53.3%と最多です。これは、作成はシステムで行っているものの、送付は紙という企業が多いことを示唆しています。

しかし、電子請求書市場の成長は目覚ましく、その未来は非常に明るいと言えます。電子請求書発行サービス市場は、2022年度の売上金額が87億円（前年度比42.6%増）と大きく伸び、2027年度には255億円に達すると予測されています。同様に、電子請求書受取サービス市場も2023年度の売上金額は190億円（前年度比82.0%増）と急成長しており、2028年度には525億円に達すると予測されています。

この成長は、インボイス制度の開始と密接に関係しています。実際に、インボイス制度開始後6ヶ月間の電子請求書の流通金額は、前年同期比約1.6倍に増加しました。これは、制度への対応が電子化を加速させている明確な証拠です。

企業の約9割以上が紙での発行から電子請求書に切り替えたいと考えているという調査結果からも、電子化へのニーズは非常に高いことが分かります。主な目的は業務効率化とインボイス制度対応であり、これらの課題を解決する手段として電子請求書が注目されています。

今後、請求書業務は紙から電子へと完全に移行し、デジタル化された一連のワークフローが標準となるでしょう。早期の電子化は、業務効率の向上、コスト削減、そして法制度への適切な対応という点で、企業にとって大きな競争優位性をもたらすに違いありません。