領収書の但し書き、もう迷わない！使い分けと書き方のコツ

「領収書」だけでは不十分？但し書きの重要性とは

領収書は、お金を支払ったことを証明する重要な書類です。しかし、単に金額と日付が記載されているだけでは、その真価を発揮できません。特に重要なのが「但し書き」欄。ここが曖昧だと、後々大きな問題に発展する可能性があります。

経費精算をスムーズにする但し書きの力

企業の経費精算において、領収書の但し書きは支払いの内容を明確にするために不可欠です。「お品代として」「商品代として」といった抽象的な記載では、実際に何を購入したのか、どのようなサービスを受けたのかが不透明になりがちです。

このような曖昧な領収書は、経理担当者にとって確認作業の負担を増やし、経費精算の遅延につながる一因となります。また、社内ルールで具体的な但し書きがない領収書は経費として認めないとしている企業も少なくありません。

具体的な但し書き、例えば「文房具代として」や「会議室利用料として」といった記載があれば、誰が見てもその内容が理解でき、スムーズな承認プロセスを促します。これは、経理業務の効率化だけでなく、社員の経費精算ストレス軽減にも寄与するでしょう。

税務調査で焦らない！但し書きが守る信頼性

税務調査は、企業や個人事業主にとって避けられない監査です。この際、経費として計上した項目について、その妥当性が厳しくチェックされます。

但し書きが不明瞭な領収書が多いと、「本当に事業に必要な支出だったのか」「個人的な支出ではないか」といった疑念を招きやすくなります。これが指摘につながれば、経費として認められず、追徴課税のリスクも生じます。

具体的な但し書きは、支出内容の透明性を高め、不正利用や経理処理の誤りを未然に防ぐ効果があります。正確な情報が記載された領収書は、税務当局からの信頼を得る上で非常に重要な要素となるのです。

また、但し書きが適切に記載されていることで、取引全体の信頼性が向上し、企業としてのコンプライアンス意識の高さを示すことにもつながります。

インボイス制度で変わる但し書きの役割

2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、領収書の但し書きの重要性は一層高まりました。

この制度下では、買手側が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書発行事業者が発行した「適格請求書」が必要です。領収書が適格請求書として認められるためには、但し書きに具体的な商品名やサービス名を明記することが求められます。

単なる「お品代」では、課税対象品目なのか、軽減税率の対象なのかが判断できず、仕入税額控除の適用が難しくなるケースが出てきます。例えば、「飲食料品代（軽減税率8%適用）として」のように、適用税率まで明記することが推奨されています。

インボイス制度への対応は、買手側だけでなく、売手側にも適格請求書としての要件を満たす領収書を発行する責任を課します。但し書きの具体性は、もはや「あれば望ましい」レベルではなく、「必須」の項目となっているのです。

「但し書き」で損しない！項目別書き方ガイド

領収書の但し書きは、単なるメモ書きではありません。税務上の重要性はもちろん、企業内の経費精算を円滑に進めるためにも、正しい書き方を知っておくことが肝心です。ここでは、具体的な状況に応じた但し書きのポイントを解説します。

曖昧さを排除！具体的な書き方の基本ルール

但し書きの最も重要なルールは、「具体的に記入すること」です。多くの人が陥りがちなのが、「お品代として」や「商品代として」といった曖昧な表現。これでは、何のためにいくら支払ったのかが判別できません。

代わりに、「文房具代として」「会議室利用料として」「書籍代として」のように、具体的な品目やサービス内容を明確に記載しましょう。これにより、経費の内容が誰の目にも明らかになります。

また、但し書きの末尾には「〜として」と付けることが推奨されます。これは、記載内容がそこで完結していることを示し、後からの追記や改ざんを防ぐ効果があります。例えば、「交通費（電車賃）として」といった形です。

具体例を見てみましょう。

• NG例: お品代
• OK例: 文房具代として
• OK例: 〇月〇日懇親会飲食代として

このように具体性を持たせることで、経費の妥当性が一目でわかるようになります。

特殊なケースを乗り切る！複数品目・税率・支払い方法のコツ

様々な状況に対応できるよう、但し書きの応用テクニックも身につけておきましょう。

複数品目の場合： 一度に多くの品物を購入し、全てを記載するのが難しい場合は、最も代表的なものや高額なものを記載し、「書籍 他5点として」のように追記する方法が有効です。

税額や軽減税率の明記： インボイス制度導入後、消費税の取り扱いを明確にすることは非常に重要です。領収書が適格請求書として機能するためには、「うち消費税額〇円」と記載するか、特に軽減税率対象商品であれば「飲食料品代（軽減税率8%適用）として」のように、適用税率も但し書きに含めると良いでしょう。

クレジットカード決済の場合： クレジットカードで支払った場合は、収入印紙が不要となります。そのため、「クレジットカード利用」などと明記することで、収入印紙の貼付が不要であることを明確にし、混乱を避けることができます。

これらの記載は、経費処理の適正化だけでなく、税務上のトラブルを未然に防ぐためにも非常に役立ちます。

やってはいけない！NG例と注意点

但し書きを作成する上で、絶対に避けるべきことがあります。それは、「事実と異なる記載」です。

実際には購入していない品目を書いたり、金額を水増ししたりする行為は、単なる記載ミスでは済みません。これは「私文書偽造罪」に問われる可能性があり、非常に重い法的責任を伴います。

また、税務調査において虚偽の記載が発覚した場合、経費として認められないだけでなく、悪質な行為と判断されれば、重加算税の対象となることもあります。

領収書の但し書きは、あくまで支払いの事実を正確に記録するものです。曖昧な表現を避けることは重要ですが、それ以上に事実に基づいて正直に記載することが何よりも大切です。

もし記載内容に誤りがあった場合は、安易に修正ペンなどを使わず、発行元に連絡して再発行を依頼するか、訂正印と修正を施してもらうようにしましょう。

領収書を分割？ホテルや文化祭、分けて発行する際の注意点

一つの取引に対して、複数の領収書を発行する「分割領収書」は、特定の状況下で便利な手段となることがあります。しかし、その利用には注意が必要です。安易な分割は、税務上の問題や不正利用の疑いを招く可能性もゼロではありません。

領収書分割のメリット・デメリットと法的側面

領収書の分割は、主に経費精算の便宜のために行われます。例えば、複数人で利用した費用を各自が精算する場合や、個人負担と会社負担が混在する場合などです。これにより、個々の精算が容易になり、社内での手続きをスムーズに進めることができます。

しかし、デメリットも存在します。まず、発行者側にとっては事務負担が増えること。そして、受領者側にとっては、本来の金額よりも少ない金額で領収書を受け取るため、全体の支出が把握しにくくなる場合があります。

法的側面から見ると、正当な理由に基づく分割であれば問題ありません。例えば、異なる経費項目に分ける場合や、各自の負担分を明確にする場合などです。ただし、意図的に収入印紙の貼付を逃れる目的での分割や、架空の取引を作成する目的での分割は、脱税行為や私文書偽造に該当する可能性があります。あくまで「一つの取引を分割して計上する正当な理由」が前提となります。

ホテル宿泊費の分割、どこまで許される？

ホテル宿泊費の領収書分割は、比較的よくあるケースです。例えば、家族旅行で宿泊した際に、個人負担分と出張費として会社に請求する分を分けたいという場合です。

このような場合、ホテル側は宿泊証明書を発行し、その上で個々の負担額に応じた領収書を発行してくれることがあります。重要なのは、実際に宿泊した事実と、それぞれの領収書に記載された金額が、事実と合致していることです。個人の宿泊日数を減らして経費を水増しするような行為は絶対に避けなければなりません。

また、複数人で宿泊し、各自が個別に精算する場合も同様です。それぞれの宿泊者名義で、各自の負担額が明記された領収書を発行してもらうのが適切です。ホテルによっては、事前に分割発行の旨を伝えておくとスムーズに対応してもらえます。

出張費の場合は、宿泊証明書と領収書をセットで提出することで、経費の妥当性をより明確に示すことができます。

イベントや複数用途での分割、賢い発行方法

文化祭での模擬店売上や、一度の購入で異なる部署やプロジェクトにまたがる支出など、イベントや複数用途での領収書分割も発生し得ます。

例えば、文化祭で食材と備品をまとめて購入したが、食材費は特定の委員会、備品費は学校全体で経費処理する場合。この場合、販売店にそれぞれの用途に応じた品目と金額で分けて領収書を発行してもらうのが理想的です。但し書きには「文化祭〇〇委員会 食材費として」と明確に記載しましょう。

もし、一つにまとめられた領収書しか発行してもらえない場合は、明細書や内訳書を別途作成し、領収書に添付して保管することが賢明です。この際、どの品目がどの経費項目に該当するのか、明確に書き出すことが重要です。

発行者側としては、分割発行の依頼があった場合、その理由を確認し、正当な理由であれば、事実に基づいて正確な領収書を複数発行する対応が必要です。不審な依頼や、収入印紙の貼付を回避する目的と見受けられる場合は、安易な対応は避けるべきでしょう。

領収書の「ブランク」と「ボイド」は意味が違う？

領収書にまつわる用語には、日常的に使われるものから専門的なものまで様々です。その中でも「ブランク」と「ボイド」は、どちらも「空」や「無効」といったイメージがありますが、領収書の文脈では異なる意味合いで使われることが多いです。これらの違いを理解することは、トラブル回避に繋がります。

「ブランク」領収書のリスクと正しい対処法

「ブランク」領収書とは、日付、金額、宛名、但し書きなどが空欄のまま渡された領収書を指します。これは、発行者側が手間を省くため、あるいは受領者側が後から都合の良いように記載するため、といった状況で発生することがあります。

しかし、ブランクの領収書を受け取ることは、非常に大きなリスクを伴います。最も危険なのは、金額や内容を自由に書き込めるため、不正利用や水増し請求に悪用される可能性が高いことです。税務調査でこのような領収書が発見された場合、支出の正当性を証明できず、脱税行為とみなされる恐れがあります。

もしブランクの領収書を受け取ってしまった場合は、その場で発行者に必要事項を全て記入してもらうのが正しい対処法です。それが不可能な場合は、その領収書を使わず、後日改めて正規の領収書を発行してもらうか、支払いの事実を証明できる他の書類（銀行振込明細、クレジットカード明細など）で代用することを検討しましょう。安易に自分で記入することは避けてください。

「ボイド」領収書の意味と使われる場面

一方、「ボイド」（VOID）領収書とは、「無効」または「キャンセル済み」の領収書を意味します。これは、主にレジシステムから発行されるレシートや領収書でよく見られます。

例えば、商品の会計処理を行ったものの、顧客がキャンセルした場合や、誤って入力してしまった場合などに、一度発行されたレシートや領収書を「VOID」処理することがあります。この場合、レシートの印字面に「VOID」や「無効」といった文字が印字されたり、発行システム上でその取引が無効になったことを示す処理が行われたりします。

ボイド領収書は、その取引が成立しなかったこと、あるいは取り消されたことを正式に記録するためのものです。そのため、これを経費として計上することはできません。発行側は、誤って発行した領収書を破棄せず、VOID処理をして保存することで、会計上の記録の整合性を保つことができます。

受領者側も、誤って受け取ってしまったVOID領収書を通常の領収書と混同しないよう注意が必要です。

記入ミスを防ぐための最終確認ポイント

領収書は、発行する側も受け取る側も、記入ミスや不備がないか最終確認を徹底することが重要です。特に以下のポイントは必ずチェックしましょう。

• 日付: 実際に取引が行われた日付が正確か。
• 金額: 支払った金額と合致しているか。数字の改ざんがないか。
• 宛名: 会社名や氏名が正確に記載されているか。法人の場合は「株式会社」なども省略されていないか。
• 但し書き: 具体的な内容が記載されているか。曖昧な表現や事実と異なる記載がないか。
• 発行者情報: 発行者の名称、住所、電話番号、そしてインボイス制度対応の登録番号が記載されているか（適格請求書の場合）。

発行側は、これらの項目を丁寧に記入するだけでなく、可能であればお客様と一緒に確認するなどの配慮も求められます。もし記入ミスが発生した場合は、原則として訂正印を押して修正するか、新しい領収書を再発行するようにしましょう。安易な修正液や修正テープの使用は避けるべきです。

受領側も、その場で確認し、不備があればすぐに発行者に指摘して修正してもらう習慣をつけることで、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。

領収書発行でよくある疑問を解決！別名・別紙・別人の場合も

領収書の発行や受領に際しては、様々なイレギュラーなケースに遭遇することがあります。特に、宛名や但し書きが通常と異なる場合、明細が別紙になる場合、さらには本人以外の人が関わる場合など、どう対応すべきか迷うこともあるでしょう。ここでは、そうしたよくある疑問を解決するためのポイントを解説します。

宛名や但し書きを別名で発行する際の注意点

領収書の宛名を、実際に支払いをした人や組織とは異なる名前にしたいという要望を受けることがあります。例えば、個人名で支払ったが会社名で領収書が欲しい、あるいはその逆のケースです。

原則として、領収書の宛名は、実際に支払った人や組織の名義で発行されるべきです。これは、支払いの事実を正確に証明するためです。もし個人名で支払い、会社名での領収書が必要な場合は、会社にその旨を事前に伝え、精算方法を確認するのが賢明です。

しかし、会社の経費として支払ったにも関わらず、お店が個人名でしか発行してくれない場合もあります。この場合は、裏面に会社名を追記し、支払いの目的（但し書き内容）と、なぜ個人名義で発行されたかの理由を明記しておくことが、税務調査時の説明材料として役立ちます。

但し書きについても同様で、個人的な支出を事業経費として偽るような記載は避けるべきです。事実と異なる記載は、税務上の問題だけでなく、詐欺行為とみなされる可能性もあります。

明細が別紙になる場合の領収書処理

小売店などで多くの商品を購入した場合、領収書本体には「お品代」などと記載され、詳細な商品名は別途レシートや明細書に記載されることがあります。インボイス制度導入後は、特にこの問題が重要になります。

もし領収書本体の但し書きが不十分で、仕入税額控除の要件を満たさない場合でも、詳細が記載されたレシートや明細書を領収書と一緒に保管することで、適格請求書の要件を満たせる場合があります。重要なのは、領収書と明細書が一体の書類として扱えるよう、関連付けられていることです。

例えば、領収書に「明細は別紙参照」と記載されている場合や、明細書に領収書の発行番号や日付が記載されている場合などが該当します。

このようなケースでは、領収書と明細書の両方を大切に保管し、経費精算時には両方を提出することが求められます。紛失しないよう、まとめてファイリングするなどの工夫をしましょう。

本人以外の受領や代理発行、どう対応する？

領収書の受領者が、実際に支払いを行った本人ではないケースや、発行者が代理で領収書を切るケースも考えられます。

例えば、出張中の同僚が立て替えて支払い、後日精算するために領収書を受け取る場合。この場合、領収書の宛名は実際に支払いをした同僚ではなく、最終的に経費を負担する会社名で発行してもらうのが一般的です。もし同僚の名前でしか発行してもらえない場合は、その裏に会社の経費である旨と、誰が立て替えたかを追記しておくのが良いでしょう。

また、個人事業主がクライアントから現金で報酬を受け取り、領収書を発行する際に、クライアントが「担当者の個人名で」と依頼してくることがあります。この場合も、原則として支払いを行った法人名（または個人事業主名）で発行すべきです。もし担当者名での発行を強く求められた場合は、但し書きに「〇〇社ご担当者様分」といった形で補足するなど、実態を反映させる工夫が必要です。

領収書は、あくまで「金銭の授受を証明する書類」です。そのため、本人以外の受領や代理発行であっても、その実態と合致した内容で、かつ法的に問題のない範囲での対応が求められます。