領収書を電子化！ペーパーレス化で業務効率アップ

近年、ビジネスの世界ではデジタルトランスフォーメーション（DX）が加速し、多くの企業が業務効率化とコスト削減を目指しています。

その中でも特に注目されているのが、領収書の電子化とペーパーレス化です。

2024年1月からは電子取引データの電子保存が義務化され、この流れはもはや避けては通れないものとなりました。

本記事では、領収書を電子化するメリット・デメリットから、具体的な方法、法的な要件、そして注意点までを網羅的に解説します。

領収書の電子化とは？メリットとデメリット

電子化の定義と背景

領収書の電子化とは、これまで紙で発行・受領・保管していた領収書を、スキャンデータやPDFファイルなどの電子データとして扱うことです。

この動きは、企業のDX推進、コスト削減、そして業務効率の向上という大きな目標を背景に加速しています。

特に、2024年1月1日以降、電子的に授受した領収書や請求書などのデータは、原則として電子データのまま保存することが義務化されました。

これにより、多くの企業がペーパーレス化への対応を本格的に進める必要に迫られています。

もはや「紙のままでも大丈夫」という時代ではなく、電子化は企業の持続的な成長とコンプライアンス遵守のために不可欠な取り組みと言えるでしょう。

この法改正は、紙中心だった日本のビジネス慣習を大きく変えるきっかけとなっています。

電子化の主なメリット

領収書の電子化には、企業にとって数多くのメリットがあります。まず、最も大きいのは業務効率の大幅な向上です。

紙の領収書の検索、整理、保管、郵送といった手間のかかる作業が不要になり、経理担当者の負担が大きく軽減されます。

次に、コスト削減効果も無視できません。印刷費、紙代、インク代、保管スペースの賃料、さらには郵送費といった経費が削減されます。

これらの積み重ねは、特に中小企業にとって大きな経済的メリットをもたらすでしょう。

また、紙の書類のように紛失したり、劣化したりするリスクがなくなるため、紛失・劣化リスクの低減も重要なポイントです。

電子化されたデータは、アクセス権設定や暗号化により情報漏洩のリスクを低減し、セキュリティ・ガバナンスの強化にも貢献します。

データ活用による経営改善や、テレワークへのスムーズな対応も、現代のビジネス環境において不可欠なメリットと言えるでしょう。

電子化の潜在的なデメリットと注意点

多くのメリットがある一方で、領収書の電子化にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。

まず、システム導入や既存の紙書類を電子化する際には、初期コストや時間がかかる場合があります。

特に、ITインフラが十分に整っていない企業にとっては、この初期投資が負担となる可能性も考慮しなければなりません。

また、新しいシステムや運用方法を導入する際には、社内ルールの整備と従業員への教育が不可欠です。

適切な教育がなされないと、システムが十分に活用されず、かえって業務が滞る原因となることもあります。

さらに、電子帳簿保存法に則った適切な保存が求められるため、法的な要件を正確に理解し、遵守する必要があります。

要件を満たさない保存方法は、税務調査時に問題となる可能性も。

セキュリティ対策も万全に行う必要があり、情報漏洩やデータ改ざんのリスクにも常に対応できる体制を整えることが重要です。

電子領収書発行の具体的な方法：PDFやPagesで作成

一般的な電子領収書の作成方法

電子領収書を作成する方法は、多岐にわたりますが、最も手軽なのはPDFやPages（Mac）、Word、Excelなどの汎用的なソフトウェアを利用することです。

これらのソフトウェアには、領収書作成のためのテンプレートが豊富に用意されており、必要事項を記入するだけで簡単に作成できます。

記載すべき事項としては、宛名、発行日、金額、但し書き、発行者名と住所が必須です。

作成後はPDF形式で保存し、メール添付やクラウドサービスを通じて送付するのが一般的です。

ただし、これらの方法では、電子帳簿保存法が求める真実性や可視性を確保するためのタイムスタンプ付与や、訂正・削除履歴の管理などが手動になりがちです。

手軽さがある反面、法対応や後々のデータ管理を考えると、より専門的なシステムの導入も検討する必要があるでしょう。

既存システムの活用とメリット

より効率的かつ法的に適切な電子領収書の発行・管理を目指すなら、既存の会計システムや経費精算システム、請求書発行システムなどを活用するのがおすすめです。

これらのシステムを導入することで、領収書の作成から発行、受領、そして保管までを一元的に管理することが可能になります。

例えば、経費精算システムでは、従業員がスマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、自動的に電子データ化し、申請から承認、会計処理までがスムーズに行われます。

これにより、ヒューマンエラーの防止はもちろんのこと、経理業務の大幅な効率化が期待できます。

多くのシステムは、電子帳簿保存法の要件に適合する機能（タイムスタンプ付与、検索機能など）を備えているため、法対応の面でも安心です。

専用システムを活用することは、単なるペーパーレス化以上の、業務プロセス全体のデジタル化を推進することにつながります。

スキャナ保存と電子データ受領

領収書を電子化する方法には、大きく分けて「スキャナ保存」と「電子データ受領」の二つがあります。

「スキャナ保存」とは、紙で受け取った領収書をスキャナーで読み取り、電子データとして保存する方法です。

この場合、電子帳簿保存法が定める一定の要件（解像度、カラー保存、タイムスタンプの付与、検索機能の確保など）を満たす必要があります。

特にタイムスタンプは、データの真実性を保証するために非常に重要です。

一方、「電子データ受領」とは、領収書を最初からPDFファイルなど電子データの形式で受け取る方法です。

メールで送られてくる領収書や、Webサイトからダウンロードする領収書などがこれに該当します。

この場合は、紙の書類が存在しないため、スキャン作業自体が不要となり、よりスムーズな電子化が実現します。

いずれの方法も、電子帳簿保存法の要件を満たした上で適切に保存することが、税務上の有効性を保つために不可欠です。

電子領収書と印紙税：印紙不要になるケース

印紙税の基本と電子領収書への適用

印紙税とは、特定の文書に対して課される税金であり、日本では不動産の売買契約書や領収書など、経済取引に関する文書に貼付が義務付けられています。

領収書の場合、受取金額が5万円以上の場合に印紙税が課税されます。

しかし、この印紙税の課税対象は、あくまでも「紙の文書」に限定されています。

つまり、物理的な紙媒体として作成され、交付される文書が対象となるのです。

では、電子領収書の場合はどうでしょうか。電子データは「文書」ではないという解釈がされており、この点が印紙税の課税において重要なポイントとなります。

この原則を理解することが、電子領収書による印紙税削減の鍵となります。

デジタル技術の進展に伴い、税法もその実態に合わせて解釈がなされている事例と言えるでしょう。

印紙税が不要になる具体的なケース

電子領収書が印紙税の課税対象外となるのは、具体的にどのようなケースでしょうか。

最も一般的なのは、PDFファイルなどの電子データで作成された領収書を、メールに添付して送付する場合です。

また、企業が提供するWebサービス上で領収書をダウンロードする形式や、クラウド型の経費精算システム内で発行・受領・保管される領収書も同様に印紙税は不要となります。

これらの場合、領収書は物理的な紙媒体として交付されることがないため、印紙税の課税要件を満たさないとされています。

ただし、電子データで作成された領収書であっても、それを印刷して取引相手に手渡したり、郵送したりした場合は、紙の文書として扱われ、印紙税の課税対象となる可能性があるため注意が必要です。

つまり、完全にペーパーレスで運用される場合に限り、印紙税が不要となるメリットを享受できるのです。

電子データ保存のメリットと注意点

領収書を電子データとして保存することの大きなメリットの一つは、間違いなく印紙税のコスト削減です。

特に取引件数の多い企業にとっては、年間の印紙税費用が大幅に削減される可能性があります。

これは、経費削減に直結する重要なポイントと言えるでしょう。

しかし、印紙税が不要になるというメリットを享受するためには、電子帳簿保存法に則った適切な方法で電子データを保存することが大前提となります。

単に電子データとして保存するだけでなく、真実性（データが改ざんされていないこと）と可視性（データが誰でも閲覧・確認できること）を確保するための要件を満たす必要があります。

例えば、タイムスタンプの付与、検索機能の確保、訂正・削除履歴の保存などがこれに当たります。

これらの要件を満たさない場合、税務調査で問題視されるリスクがあるため、電子化を進める際には、法令遵守の意識を高く持つことが重要です。

電子帳簿保存法と領収書の電子保存について

電子帳簿保存法の概要と改正ポイント

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類（帳簿、決算関係書類、取引関係書類）を電子データで保存することを認める法律です。

この法律は、企業のペーパーレス化やDX推進を後押しするために、これまで何度か改正されてきました。

特に大きな改正は、2022年1月施行、そして2024年1月からの電子取引データの電子保存義務化です。

この改正により、これまでは任意だった電子取引データ（メールで受け取った領収書や請求書など）の電子保存が、原則として義務付けられました。

この変更は、すべての事業者に影響を与えるものであり、適切な対応が求められています。

保存要件も大幅に緩和され、真実性と可視性の確保に重点が置かれるようになりました。

国はIT導入補助金などの中小企業支援策も拡充しており、電子化への移行を積極的に促しています。

電子取引データ保存の義務化と要件

2024年1月1日以降、電子的に授受した領収書、請求書、契約書などの取引データは、電子データのまま保存することが原則義務化されました。

これは、PDFなどの電子データで受け取った書類を、印刷して紙で保存することが原則認められなくなったことを意味します。

電子取引データを保存する際の主な要件は以下の通りです。

  • 真実性の確保：データの改ざん防止措置（タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の確保、または真実性を証明する事務処理規程の備付けなど）。
  • 可視性の確保：保存場所にパソコンやディスプレイ、プリンタなどを備え付け、速やかに表示・印刷できるようにすること。
  • 検索機能の確保：取引年月日、取引金額、取引先で検索できること。日付や金額の範囲指定、複数の記録項目を組み合わせて検索できることが望ましい。

これらの要件を満たして保存することで、法的な有効性が認められ、税務調査にも対応できるようになります。

スキャナ保存の要件と注意点

紙で受け取った領収書をスキャナで読み取り、電子データとして保存する「スキャナ保存」にも、電子帳簿保存法による細かな要件があります。

スキャナ保存の主な要件は以下の通りです。

  • タイムスタンプの付与：書類をスキャンした後、速やかに（概ね7営業日以内）タイムスタンプを付与すること。
  • 解像度・カラー保存：200dpi以上の解像度でカラー画像で保存すること（領収書の場合）。
  • 検索機能の確保：電子取引データと同様に、取引年月日、取引金額、取引先で検索できること。
  • 定期的な検査：適正事務処理要件（スキャナ保存に関する社内規定と定期的な検査）が必要。

これらの要件は、2022年の法改正で一部緩和されたものの、引き続き遵守が求められます。

特に、タイムスタンプはデータの改ざんがないことを証明する重要な手段です。

これらの要件を確実に満たすためには、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムや会計ソフトの導入が最も確実で効率的な方法となります。

領収書をパソコンで作成する際の注意点

法的な要件と記載事項

領収書をパソコンで作成する場合でも、紙の領収書と同様に、法的に有効な領収書として認められるための記載事項があります。

これらが欠けていると、経費精算や税務上の証拠能力が損なわれる可能性があるため、細心の注意が必要です。

必ず記載すべき項目は以下の通りです。

  1. 宛名：領収書の受領者の名称。
  2. 発行日：取引が行われた日付。
  3. 金額：支払われた金額（消費税額も明記するとより丁寧です）。
  4. 但し書き：何に対する支払いかを示す具体的な内容（例: 事務用品代として）。
  5. 発行者名・住所：領収書を発行した会社の正式名称、所在地、連絡先。

これらの情報が明確に記載されていることで、取引の事実を客観的に証明する書類としての役割を果たします。

テンプレートを使用する際も、これらの項目がすべて網羅されているかを確認しましょう。

セキュリティ対策とデータ管理

電子領収書は、企業の財務情報や取引先情報といった機密性の高い情報を含んでいます。

そのため、パソコンで作成・管理する際には、万全のセキュリティ対策が不可欠です。

まず、データへのアクセス権限を厳格に管理し、関係者以外が閲覧・編集できないように設定することが重要です。

また、不正アクセスや情報漏洩を防ぐために、強固なパスワード設定や暗号化技術の導入も検討すべきです。

データの損失を防ぐためには、定期的なバックアップも欠かせません。

万が一のシステム障害や災害時にも、領収書データを復旧できるよう、複数の場所にデータを保存するなどの対策を講じましょう。

専用の経費精算システムや会計ソフトは、これらのセキュリティ機能が組み込まれていることが多く、より安全なデータ管理を実現できます。

社内運用ルールの整備と教育

領収書の電子化を成功させるためには、社内での運用ルールを明確に整備し、従業員全員への徹底した教育が不可欠です。

どのような方法で領収書を作成・発行するのか、電子領収書を受け取った際の保存方法、経費精算の手順など、具体的なフローを定めたマニュアルを作成しましょう。

特に、電子帳簿保存法に対応するためのスキャナ保存要件や電子取引データの保存要件について、従業員が正確に理解しておく必要があります。

誤った方法で保存された領収書は、税務調査時に問題となる可能性があります。

また、電子化のメリットを最大限に引き出すためには、従業員が積極的にシステムを利用できるような環境づくりも大切です。

定期的な研修や情報共有を通じて、電子化への理解を深め、スムーズな移行をサポートすることが、業務効率化への近道となります。